USB要らず?Googleドライブを利用してファイルを共有・解除する方法

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データを外出先にもっていくときや人にファイルを渡す時、DVD-Rに焼いたり、USBメモリにコピーすると持ち出すことも人に渡すことができますが、紛失する可能性があります。

 

情報メディアの紛失は情報漏えい事故につながるのでとても危険。

 

そこで、情報記録メディアを使わずにファイルを持ち運んだり、人にファイルを渡すのにGoogleドライブを利用すると便利です。

Googleドライブの容量は15GB

Googleドライブの使い方

GoogleドライブはGoogleアカウントを作成するだけで、15GBもの容量を使用することができます。さらに、Googleアカウントを複数持っている場合はアカウント数分Googleドライブを使用することができます。(15GB ✕ アカウント数)

Googleアカウントの作成方法がわからない場合はこちら

 

15GBもあれば、圧縮された動画ファイルさえも保存することができます。15GBでもしも足りないという時は月学250円で100GB、380円で200GBのGoogle Oneにアップグレードすることができます。

 

必要であればGoogle Oneにアップグレードすば良いですが、個人で使用する場合、100GB、200GBもの容量が必要になる場合というのはは特にないかなとおもいます。

 

15GBもあれば十分です。

Googleドライブのファイルやフォルダを人と共有する方法

Googleドライブのデータは人と共有することができます。共有する方法はこちら。

  1. Googleにアクセスする。
    Googleのホームページはこちら


  2. ページ右上のメニューボタンをクリックする。
    Googleドライブの使い方


  3. ”ドライブ”をクリックする。
    Googleドライブの使い方


  4. Googleドライブが開くので、そこにデータを”ドラッグ&ドロップ”すればGoogleドライブ上にデータを保存することができる。
    Googleドライブの使い方



    ※わかりやすいようにフォルダを作成して整理することをおすすめ。
    Googleドライブメニューの”新規”から”フォルダ”をクリックするとフォルダを作成することができる。
    Googleドライブの使い方



    Googleドライブの使い方


  5. 共有したいファイルを右クリックして、”共有”をクリックする。
    Googleドライブの使い方


  6. “詳細設定”をクリックする。
    ※メールアドレスを入力して完了をクリックしても良いですが、詳細な共有を行うため。
    Googleドライブの使い方


  7. 共有リンクに記載されているURLをメールやLINEで共有したい人に一斉送信する、もしくは”招待”のエリアに共有したいメンバーのアドレスを追加し、”完了”をクリックすることで共有することができる。
    ※オーナーの設定は場合に合わせてチェックを入れる。
    Googleドライブの使い方



    ※招待エリアの鉛筆マークをクリックすると、共有メンバーの編集権限を変更することができる。
    Googleドライブの使い方


以上で、ファイルを共有完了です。共有できるのはファイルだけでなく、フォルダも共有することができ、編集権限があれば、フォルダにファイルを追加することもファイルを削除することもできるので、用途に合わせて使ってください。



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Googleドライブで共有されたファイルを共同して編集する方法

共有されたファイルを共有メンバーが編集しても、共有ファイルが変更されるわけではありません。編集者のGoogleドライブに保存されるだけです。共同で編集するにはGoogleアカウントとオーナーがドキュメントならばGoogleドキュメント、ExcelならGoogleスプレッドシートから共有する必要があります。

  1. アップロードしたファイルをダブルクリックする。
    Googleドライブの使い方


  2. “Googleドキュメント”をクリックする。
    Googleドライブの使い方


  3. “共有”をクリックする。
    Googleドライブの使い方


  4. “詳細設定”をクリックする。
    ※メールアドレスを入力して完了をクリックしても良いですが、詳細な共有を行うため。
    Googleドライブの使い方


  5. 共有リンクに記載されているURLをメールやLINEで共有したい人に一斉送信する、もしくは”招待”のエリアに共有したいメンバーのアドレスを追加し、”完了”をクリックすることで共有することができる。
    ※オーナーの設定は場合に合わせてチェックを入れる。
    Googleドライブの使い方



    ※招待エリアの鉛筆マークをクリックすると、共有メンバーの編集権限を変更することができる。
    Googleドライブの使い方


  6. 共有ファイルが別途作成され、共同作業を行ったファイルは新しく作成された方に保存される。
    Googleドライブの使い方


Googleドキュメントを使用して共同で編集したファイルはWordでダウンロードすることが可能です。

Googleドライブのファイルやフォルダの共有を解除する方法

共有不要になったファイルは安全のためには共有を解除することが大事です。共有を解除する手順は次の通り。

  1. 共有解除したいファイルを右クリックして、”共有”をクリックする。
    Googleドライブの使い方


  2. 編集するところは2箇所で、招待したメンバーは”☓”で削除し、リンクを知っている人に対しては”変更”をクリックする。
    Googleドライブの使い方


  3. ”オフ”にチェックを入れ、”保存”をクリックする。
    Googleドライブの使い方


  4. ”完了”をクリックする。
    Googleドライブの使い方


以上で共有解除設定は完了です。

Googleドライブを利用してファイルを共有・解除する方法のまとめ

ファイルのやり取りだけならば、Googleアカウントをもっていなくてもやり取りはできますが、ファイルを共同で編集できる分、Googleドライブを使ってファイルを共有する場合でもGoogleアカウントを作成している方が便利です。

 

誰がどこをリアルタイムで編集しているのかがわかります。

 

Googleアカウントをもっていない場合はGoogleアカウントを作成してみましょう。

Googleアカウントの作成方法はこちら



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